Prowadząc firmę, masz różne wydatki. Płacisz rachunek za telefon firmowy, kupujesz paliwo do pojazdu czy ponosisz koszty związane z reklamą swoich towarów bądź usług. W interesie wielu przedsiębiorców znajduje się zatem generowanie kosztów. Koszty z jednej strony pomagają w rozwoju firmy, a z drugiej obniżają wysokość podatku dochodowego do odprowadzenia. Zwiększenie kosztów firmowych zmniejsza podstawę opodatkowania, według której naliczany jest podatek dochodowy. Dodatkowo wydatek, którym jest koszt firmowy, zazwyczaj pozwala także odliczyć VAT. Jednakże należy pamiętać, że nie wszystkie wydatki mogą być kosztem podatkowym! Popularne “wrzucanie w koszty” to nic innego jak pomniejszanie przychodu firmy o koszty, czego efektem jest dochód. I to właśnie od tej ostatniej wartości przedsiębiorca musi odprowadzić podatek dochodowy. Przeczytaj niniejszy artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

Przeczytaj również: Klasyfikacja środków trwałych (KŚT)

Koszt firmowy = koszt uzyskania przychodu

Definicję kosztów uzyskania przychodów można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W art. 22 ust. 1 wskazano, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.  Upraszczając, wydatek, aby mógł stanowić koszt podatkowy, musi mieć związek z przychodami firmy. Jeśli jesteś w stanie udowodnić, że dany zakup faktycznie został dokonany, by: pozyskać lub utrzymać kontrahenta, świadczyć usługi dla kontrahentów lub dbać o socjalny dobrostan swoich pracowników oraz ich rozwój, to bez większego problemu możesz taki zakup wrzucić w koszty swojej firmy. To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nawet jeśli zdaniem podatnika spełniają kryteria kosztów. W myśl art. 23 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów nie są m.in.:

• wydatki na reprezentację,
• odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
• wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona),
• odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150.000 zł w przypadku samochodów osobowych,
• wydatki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150.000 zł.

W trakcie kontroli podatkowej możesz zostać poproszony o udowodnienie, że dany wydatek spełnia te kryteria. Generowanie kosztów firmowych wymaga dokonywania przemyślanych i udokumentowanych zakupów. W razie wątpliwości urzędnicy mogą zakwestionować zasadność ujęcia niektórych wydatków w KUP. Ponadto w związku z tym nałożyć obowiązek uiszczenia niezapłaconego podatku, karę pieniężną, ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności.

Jeśli chcesz założyć firmę lub przenieść jej siedzibę możesz to teraz zrobić przez Coworking Rynek 28,  Wirtualne biuro Kraków, Wirtualne biuro Poznań.

Sprawdź ofertę! Oferta.

Jak udokumentować koszt firmowy?

Przepisy określające, jak należy dokumentować koszty uzyskania przychodów, zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 11 ust. 3 podstawę zapisów w księgach stanowią następujące dowody księgowe:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne;
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie
  art. 22p ustawy o podatku dochodowym,
• inne dowody wymienione w § 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierające co najmniej:
  • wiarygodne określenie stron uczestniczących w transakcji, której dowód dotyczy (nazwę i adresy),
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jeśli chcesz założyć firmę lub przenieść jej siedzibę możesz to teraz zrobić przez Coworking Rynek 28,  Wirtualne biuro Kraków, Wirtualne biuro Poznań.

Sprawdź ofertę! Oferta.

Warte uwagi: Metody amortyzowania środków trwałych